以信息化手段实现计量技术文件管理标准化

一、计量技术文件的分类

        技术文件是指各类机构运行过程中产生的各类产品设计的图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料等，还包括商务合同、财务报表、客户资源等；技术文件还包括未打印出图的尚在计算机里的图纸资料、技术文档等。计量机构的技术文件是指相关的计量技术法规(如各类现行有效的计量法律、计量行政法规、计量规章、计量检定规程、计量校准规范、国家计量检定系统等，这些既包括国家制定的，也包括地方或行业制定的)、作业指导规范(各类机构内部制定的程序文件、质量手册、作业指导书等)、计量标准文件(国际、国家、地方及行业的各类计量标准)等的统称，是机构依法履行职能和开展各项管理工作的技术依据。

        计量技术文件有很强的专业性。各类文件数量随着机构的发展和壮大不断增多。基本计量技术机构现有的文件按照来源可以分为外部文件、内部文件。外部文件有计量检定规程、计量技术规范、计量校准规范、检测标准。该类文件大部分为信息化受控管理，通过出版社购买或者从标准化院的标准动态系统下载打印(加盖机构水印)后受控使用。内部文件指各类管理类文件:质量手册、程序文件、管理类作业指导书、质量记录表式以及其他质量文件。该类文件根据体系文件要求，经流程审批后纸质版本加章领用、修改和作废，大部分为纸质受控管理。

二、现有计量技术文件管理存在的问题

         计量技术文件的流转过程是一个系统有序的过程，需要经过登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密等节点。

         2015年以来，浙江省计量科学研究院(以下简称“浙江省计量院”)开始使用新版的业务管理系统，该系统虽然已将检测原始记录、技术文件等纳入规范化管理，但还是以传统的作业模式为主，工作效率仍有待提高。如部分技术文件已经实现在业务系统及自动化办公软件上运行，但大量文件由于其专业性和保密性，还没有实现信息化管理。由于新技术变更速度较快，文件版本更新不及时，容易引起工作失误，部分过期、废止的技术文件没有及时销毁和清除，越积越多占据了不必要的资源。

三、计量技术文件高效管理的解决办法

        2018年开始，浙江省计量院开始赴各省、市兄弟计量院所开展以计量技术文件管理为主题的调研。结合院工作实际，在全面梳理现状的基础上，逐步改进原有管理方式并开发设计电子化管理系统，力求借助计量技术信息化手段实现全面、高效的计量技术文件管理，同时在制度、人员、意识、系统等方面进行优化和完善，实现技术文件的标准化。

       1.建立健全技术文件信息化的安全管理制度

       技术文件信息化处理，必须要保障文件的安全性和可控性。结合其计量工作的特点和存在的具体问题，梳理技术文件流转过程中存在的风险点，完善技术文件收集、管理、归档、销毁等各类规章制度，明确责任部门和责任人，制定差误预案和惩处办法，从制度上堵住泄密漏洞。制定的制度要有标准化和可操作性，确保技术文件信息库的建立和信息网络的畅通。

       2.加强技术文件管理人员的信息化意识和水平

       现代的管理观念是技术文件管理的首要要求。管理人员如果保持封闭保守的管理意识，就会影响技术文件管理的现代化进程。同时，派员积极参加信息化培训，学习先进的信息化技术，更新专业知识，熟悉电子文件的特征和规范化管理的要求，掌握信息化系统网络安全防护知识，确保计量技术文件的安全性和规范性。

       3.充分利用现有信息化手段处理技术文件

       目前，结合原有的协同办公系统，简化管理流程，特别是计量技术文件的人员管理、流程监管等，如设置系统管理员、文件管理员、模块管理员、监察审核员等不同的身份，确保不会由于人为因素导致数据泄密。对不同的用户可以根据分类和职责，赋予他们不同的查看权限和操作权限，对人员进行严格的身份认证和等级访问等。只有*的、授权的合法用户，才能按照自己的职责范围和管理权限使用、访问、修改访问日志，有效确保计量体系文件人员管理的安全性和保密性。

        4.结合机构的业务系统及自动化办公软件，建立和完善技术文件信息管理系统

       立计量技术文件数据库，通过信息化手段按照法定分类、时间节点、基本要素等进行动态管理。对接收到的外部技术文件进行数字化处理:技术文件的管理部门负责搜集外部文件，电子化后上传只读版本，加盖电子受控章，保留受控纸质版本；实验室只能检索查看全部文件，不能自行修改、下载，如需借阅文本，可向该部门申请借阅；通过数字化手段实现便携式查询查看；文件版本更新、修改、撤销均由该部门负责实施。将内部产生的技术文件进行电子化处理:专业/部门提交电子版(经审核、批准后)到技术文件的管理部门，之后参考外部文件管理。

        技术文件数字化实施路线:文件公开保存于机构内部办公系统，通过内部办公系统流程实现提交、审核、批准、签章、查询、查看，按文件类别→次级文件类别与研究所/管理部门→专业室的层级关系保存。

        四、信息化管理计量技术文件的优势

        以信息化管理计量技术文件，就是在*信息安全的前提下，将计量技术文件从纸质受控实体保管，向数字化受控信息存储转变。以信息化手段管理计量技术文件，可以大大促进文件管理的标准化和高效化。电子化文件相对纸质文件来说，不仅可节约大量纸张，有效降低管理成本，还可以推进“无纸化”办公进程，提升管理的工作效率。同时，纸质版的文件占用的存储空间非常大，数字化后，可以降低文件保存的空间需求。

        数字化文件可以实现多份备份管理，有效避免文件因多人流程、长期保存产生的缺页、破损、遗失等失控现象。同时，可以快速有效对失效文件进行筛选，快速对信息进行检索和查询，*文件的有效性和工作的高质量。信息化文件进行文档加密后，可以防止技术文件的不受控更改，*文件的原始性。信息化管理可以推进计量技术文件信息更新及时、节约存储空间、调阅查询便捷，实现管理方式电子化、信息使用便捷化，服务机构高质量管理。

        计量技术文件采用信息化手段管理，是信息社会发展的需求和要求，能实现计量技术文件标准化管理，极大提高工作效率。我们要在实际管理过程中，进一步提升人员素质、提高管理技能、完善管理机制、强化网络安全，实现技术文件的标准化管理，为计量事业发展添砖加瓦。